Quản trị phần mềm Agile hoạt động như thế nào?

Quản trị phần mềm Agile cung cấp cách quản lý dự án trong phạm vi lớn hơn theo một phương pháp rất độc đáo. Mục tiêu chính là để tất cả các bộ phận làm việc cùng nhau, vận hành tổ chức theo mục tiêu được xác định rõ ràng thay vì theo nhiều mục tiêu cùng một lúc.

Từ ‘quản trị’ mang đến một ý tưởng rằng Agile không chỉ đơn giản là một hệ thống quản lý dự án. Chính phủ có cả chính sách (hành động hoặc quyết định) và chương trình nghị sự (kế hoạch tổng thể) – và bất kỳ chương trình và chính sách hợp lý nào của chính phủ đều phù hợp với nhau, dẫn đến một chiến lược tổng thể nhất quán. Nguyên tắc đó cũng giống như quản trị phần mềm Agile: Nó cung cấp một khuôn khổ để tổ chức các dự án riêng lẻ đồng bộ hóa một cách hợp lý.

Đầu tiên, các dự án trong khuôn khổ Agile cần phản ánh các mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty. Các chỉ số và sự ước tính cần được thiết lập để đảm bảo dự án có ý nghĩa trong quỹ đạo của doanh nghiệp. Điều gì xác định thành công cho dự án này? Dự án này sẽ giúp ích gì cho công ty về tổng thể? Những rủi ro nào liên quan đến dự án? Chúng ta mong đợi điều gì? Đây là những câu hỏi mà hệ thống Quản trị Agile có thể giúp bạn trả lời.

Một dự án trong mô hình quản trị phần mềm Agile cần phải minh bạch giữa các nhóm – để các nhóm có thể tiếp cận với thông tin và bối cảnh phù hợp nhiều nhất có thể. Điều này trái ngược với phân vùng dữ liệu và cho phép tính linh hoạt cũng như khả năng đáp ứng cao hơn so với nhiều mô hình khác.

Ngoài ra, các cách thực hành hiệu quả và thái độ của nhóm quan trọng hơn nhiều so với việc tuân thủ nghiêm ngặt các thủ tục và quy trình tài liệu của tổ chức. Đồng thời, dự án phải tuân thủ tất cả các quy định liên quan – vì vậy nó không giống như hệ hống thực hiện theo một cách tự do.

Đây có lẽ là một trong những câu hỏi quan trọng nhất trong mọi lĩnh vực của con người, từ thể thao đến công nghệ phần mềm và mọi thứ liên quan. Con người là một thể mang yếu tố xã hội vô cùng nhiều bởi vì chúng ta cần nhau để hoàn thành những nhiệm vụ phức tạp. Khi một nhóm thực hiện tốt cùng nhau, kết quả sẽ lớn hơn nhiều so với tổng các phần của nhóm đó. Chúng tôi đã xác định một số yếu tố chính có thể giúp một nhóm đạt được hiệu suất cao nhất.

Đảm bảo các thành viên trong nhóm có các kỹ năng tương trợ, bổ sung cho nhau là một trong những bước quan trọng nhất mà ban quản lý có thể thực hiện. Khi tất cả các kỹ năng cần thiết cho một nhiệm vụ phức tạp được bao hàm trong một nhóm, công việc có thể được giao phó và một cá nhân có thể tập trung vào những gì họ làm tốt nhất. Như Einstein đã nói, “Mỗi người đều là một thiên tài. Nhưng nếu bạn đánh giá một con cá bằng khả năng trèo cây của nó, thì nó sẽ dành cả đời để tin rằng nó thật ngu ngốc ”. Xác định và khuyến khích các kỹ năng của cá nhân giúp người nhân viên làm tốt công việc của họ và có cảm giác tự hào khi làm được điều đó.

Tiếp theo, có các mục tiêu được xác định rõ ràng – trong đó nhân viên có thể làm việc ở mức độ tự chủ tối đa có thể – cũng là một công thức để thành công. Nếu không ai biết chỗ ghi bàn ở đâu, làm sao họ có thể biết cách ghi bàn? Mỗi thành viên trong nhóm cần biết thành công trông như thế nào và họ có thể hình dung ra việc đóng góp như thế nào cho thành công đó.

“Văn hóa doanh nghiệp” thường được xem như một “thực hể vô hình” trong thế giới kinh doanh. Nó thường là kết quả bị ảnh hưởng từ cả yếu tố bên trong và bên ngoài tổ chức, tức là các quyết định và cấu trúc từ trên xuống và tính cách cá nhân từ dưới lên biểu hiện trong toàn bộ tổ chức.

Một công ty “lành mạnh” có một nền văn hoá doanh nghiệp “tích cực” là cơ sở nuôi dưỡng lòng tin, trách nhiệm cá nhân và trách nhiệm cộng đồng, đồng thời các thành viên trong nhóm mong muốn học hỏi và mở rộng các kỹ năng cá nhân và đội nhóm. Trong nhiều trường hợp, một chút cạnh tranh thân thiện có thể giúp thúc đẩy mọi người trở nên nổi trội. Tất cả những điều này phải diễn ra trong một khuôn khổ khuyến khích sự cởi mở và trung thực, lòng tốt và những chiến thắng vì mục đích chung.

Agile thiết lập các vai trò được tiêu chuẩn hóa nhưng linh hoạt cho một nhóm để tổ chức trở nên trực quan và mọi người đều biết công việc của họ. Khuôn khổ có thể được mở rộng hoặc thu nhỏ khi cần thiết tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của dự án.

Đứng đầu sơ đồ tổ chức cụ thể này là Product Owner (PO). PO là người chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng của dự án và có cái nhìn tổng quan nhất về dự án. Họ phải đảm bảo nó phù hợp với các mục tiêu tổng thể, cung cấp giá trị cho các bên liên quan (Khách hàng / người nhận sản phẩm) và phản hồi từ các nguồn bên ngoài.
PO phối hợp với bên để đảm bảo dự án luôn đúng tiến độ, đồng thời quản lý thông tin liên lạc với các bên liên quan của dự án.

Trưởng nhóm / Người quản lý Scrum tổ chức hoạt động hàng ngày của dự án, bao gồm tổ chức Scrum (cuộc họp) hàng ngày và đảm bảo các thành viên trong nhóm đang làm việc và nhận thức được mục tiêu của họ. Họ quản lý việc liên lạc với PO và các thành viên bên ngoài để tối thiểu hoá các cản trở để nhóm hoạt động trơn tru. Họ cũng hoạt động như một đầu mối liên hệ duy nhất để ngăn chặn giao tiếp không cần thiết và xử lý tất cả các công việc hành chính để nhóm của họ có thể tập trung vào công việc.

Các thành viên trong nhóm có thể đảm nhận bất cứ nhiệm vụ gì khi được yêu cầu: lập trình viên backend, lập trình viên frontend, lập trình viên UX / UI, lập trình viên viết kỹ thuật, v.v. Mỗi người được giao một phần độc lập trong dự án để làm việc và điều phối công việc hàng ngày của họ trong khuôn khổ được thiết lập trong Scrum. Họ báo cáo cho người quản lý Scrum.